Als Erstes sollten Sie die Signatur einer empfangenen Mail überprüfen. Klicken Sie dazu in der Nachricht auf das Signatur-Symbol (ein kleines rotes Siegel). Es öffnet sich ein Fenster mit Informationen, zum Beispiel über die Gültigkeit.
Nun können Sie das Zertifikat des Senders zu den Kontaktdaten hinzufügen.
- Öffnen Sie dazu die Nachricht und rechtsklicken Sie auf den Namen des Kontaktes im Feld Von. Im Kontextmenü wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
- Liegt bereits ein Eintrag zu dieser Person vor, wählen Sie einfach Mehrfach vorhandener Kontakt und darunter die Option Information des ausgewählten Kontakts aktualisieren. Eine Sicherungskopie wird im Ordner „Gelöschte Objekte“ gespeichert.
Nun werden das Zertifikat und der öffentliche Schlüssel in den Kontaktdaten gespeichert und Sie können verschlüsselte Nachrichten an diese Person schicken oder von ihr erhalten. Outlook entschlüsselt diese dann automatisch. Dass eine Mail verschlüsselt ist, erkennen Sie an dem kleinen Schloss-Symbol.
Die Verschlüsselung einer E-Mail bedeutet, dass nur der Empfänger die Nachricht entschlüsseln und lesen kann, niemand sonst.
Nun da Sie ein Zertifikat eingerichtet und eine digitale ID erhalten haben, können Sie ganz einfach verschlüsselte Nachrichten verschicken, wenn auch der Empfänger über ein entsprechendes Zertifikat verfügt.